Betriebsvereinbarung mobiles Arbeiten: Rechtssicher und praxistauglich gestalten

von | 3. März 2025 | Arbeitsrecht

Das Wichtigste im Überblick

  • Eine rechtssichere Betriebsvereinbarung zum mobilen Arbeiten erfordert die Berücksichtigung zahlreicher gesetzlicher Vorgaben, insbesondere aus dem Betriebsverfassungsgesetz, dem Arbeitsschutzgesetz und dem Arbeitszeitgesetz.
  • Die erfolgreiche Implementierung mobiler Arbeit hängt von einer klaren Regelung der Kernthemen Arbeitszeit, Erreichbarkeit, Datenschutz, technische Ausstattung und Kostenerstattung ab.
  • Professionelle rechtliche Begleitung bei der Gestaltung der Betriebsvereinbarung minimiert Konfliktpotenzial und sichert eine reibungslose Einführung des mobilen Arbeitens.

Einleitung: Mobiles Arbeiten als Herausforderung für Unternehmen

Die Arbeitswelt befindet sich im Wandel: Mobiles Arbeiten ist längst keine Ausnahmeerscheinung mehr, sondern gehört für viele Arbeitnehmer zur erwarteten Normalität. Für Unternehmen bedeutet dies, sich dieser Entwicklung zu stellen und rechtssichere Rahmenbedingungen zu schaffen. Eine gut durchdachte Betriebsvereinbarung ist dabei der Schlüssel zum Erfolg.

Rechtliche Grundlagen der Betriebsvereinbarung

Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats

Die Einführung mobiler Arbeit unterliegt der zwingenden Mitbestimmung des Betriebsrats nach § 87 BetrVG. Die Mitbestimmungsrechte erstrecken sich dabei auf folgende Kernbereiche:

  • Ordnung des Betriebs und Verhalten der Arbeitnehmer (§ 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG)
    • Festlegung von Anwesenheitszeiten
    • Regelungen zur Erreichbarkeit
    • Kommunikationsrichtlinien
  • Arbeitszeit und deren Verteilung (§ 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG)
    • Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit
    • Verteilung der Arbeitszeit auf die Wochentage
    • Pausenregelungen
    • Regelungen zur Arbeitszeiterfassung
  • Technische Einrichtungen (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG)
    • Einführung und Anwendung technischer Überwachungseinrichtungen
    • IT-Systeme zur Arbeitszeiterfassung
    • Kommunikationstools und deren Nutzung
  • Arbeitsschutz (§ 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG)
    • Gestaltung des mobilen Arbeitsplatzes
    • Gefährdungsbeurteilung
    • Ergonomische Anforderungen

Rechtliche Besonderheiten bei mobilem Arbeiten

Anders als beim klassischen Homeoffice ist mobiles Arbeiten nicht an einen festen Arbeitsplatz gebunden, was zu besonderen rechtlichen Herausforderungen führt. Der Arbeitsschutz muss bei wechselnden Arbeitsorten neu gedacht werden: Arbeitgeber stehen vor der Aufgabe, eine umfassende Gefährdungsbeurteilung für verschiedene Arbeitssituationen durchzuführen, ohne den konkreten Arbeitsort zu kennen. Dies erfordert einen paradigmatischen Wandel vom klassischen Arbeitsschutzkonzept hin zu einer stärker eigenverantwortlichen Arbeitsplatzgestaltung durch die Beschäftigten selbst.

Besonders komplex gestalten sich auch die datenschutzrechtlichen Anforderungen beim mobilen Arbeiten. Die DSGVO-Konformität muss an jedem potenziellen Arbeitsort gewährleistet sein, was sowohl technische als auch organisatorische Maßnahmen erfordert. Hierbei spielen insbesondere die sichere Nutzung öffentlicher WLAN-Netze sowie klare Vorgaben zur Aufbewahrung und zum Transport von Dokumenten eine zentrale Rolle. Arbeitgeber müssen ihre Beschäftigten durch regelmäßige Schulungen und klare Handlungsanweisungen unterstützen, um die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben sicherzustellen

Kernelemente einer erfolgreichen Betriebsvereinbarung

1. Arbeitszeit und Erreichbarkeit

Die Regelung der Arbeitszeit ist einer der wichtigsten Aspekte einer Betriebsvereinbarung zum mobilen Arbeiten. Folgende Punkte müssen zwingend geregelt werden:

Arbeitszeitrahmen

  • Definition der Kernarbeitszeiten
  • Festlegung von Servicezeiten
  • Regelungen zu Erreichbarkeit und Reaktionszeiten
  • Vereinbarungen zu Mehrarbeit und Überstunden

Arbeitszeiterfassung

Die rechtskonforme Erfassung der Arbeitszeit stellt Unternehmen beim mobilen Arbeiten vor besondere Herausforderungen. Eine verlässliche Zeiterfassung ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern auch für die Steuerung und Koordination der mobilen Arbeit unerlässlich. Moderne digitale Tools bieten hier praktikable Lösungen, müssen aber sorgfältig ausgewählt und implementiert werden. Dabei sind sowohl die technischen Möglichkeiten als auch die Akzeptanz der Mitarbeiter zu berücksichtigen. Besonderes Augenmerk muss auf die Dokumentation der Arbeitszeiten und den Umgang mit technischen Störungen gelegt werden. Klare Verfahrensanweisungen für den Fall von Erfassungsfehlern oder Systemausfällen geben allen Beteiligten die notwendige Handlungssicherheit.

Pausenregelungen

  • Vorgaben zu gesetzlichen Ruhezeiten
  • Definition von Pausenzeiten
  • Regelungen zum „Recht auf Nichterreichbarkeit“
  • Maßnahmen zur Vermeidung von Selbstausbeutun

2. Technische Ausstattung und Datenschutz

Ein weiterer zentraler Baustein der Betriebsvereinbarung betrifft die technische Infrastruktur und deren sichere Nutzung

Technische Grundausstattung

  • Definition der Mindestausstattung (Hardware und Software)
  • Regelungen zur privaten Nutzung dienstlicher Geräte
  • Wartung und Support der technischen Ausstattung
  • Vorgehen bei technischen Störungen

IT-Sicherheit und Datenschutz

  • Verschlüsselungsvorgaben
  • Zugriffsbeschränkungen und Authentifizierung
  • Regelungen zur Nutzung privater Geräte (BYOD)
  • Vorgaben zur sicheren Datenübertragung
  • Protokollierung und Dokumentation

Schulung und Support

  • Pflichtschulungen zur IT-Sicherheit
  • Ansprechpartner und Supportprozesse
  • Dokumentation von Sicherheitsvorfällen
  • Regelmäßige Updates und Awareness-Maßnahmen

3. Kostenerstattung und Versicherungsschutz

Die faire Regelung von Kosten und Versicherungsfragen ist entscheidend für die Akzeptanz mobiler Arbeit.

Kostenübernahme

  • Ausstattungskosten (Hardware, Möbel, technische Einrichtungen)
  • Laufende Kosten (Internet, Strom, Telefon)
  • Fahrtkosten bei erforderlicher Präsenz
  • Regelungen zu Verschleiß und Ersatzbeschaffung

Versicherungsschutz

  • Unfallversicherungsschutz bei mobiler Arbeit
  • Haftung bei Beschädigung von Arbeitsmitteln
  • Versicherung privat genutzter Arbeitsmittel
  • Regelungen für Arbeitsunfälle im mobilen Kontext

Dokumentation und Abrechnung

  • Verfahren zur Kostenerfassung
  • Abrechnungsmodalitäten
  • Nachweispflichten
  • Steuerliche Aspekte

Häufig gestellte Fragen

Wann ist eine Betriebsvereinbarung zum mobilen Arbeiten zwingend erforderlich?
Eine Betriebsvereinbarung ist immer dann erforderlich, wenn in Ihrem Unternehmen ein Betriebsrat existiert und mobile Arbeit als reguläre Arbeitsform eingeführt werden soll. Dies ergibt sich aus den zwingenden Mitbestimmungsrechten des Betriebsrats nach § 87 BetrVG. Auch ohne Betriebsrat empfiehlt sich eine schriftliche Regelung, um Rechtssicherheit für alle Beteiligten zu schaffen.
Welche Mindestinhalte muss eine Betriebsvereinbarung zum mobilen Arbeiten enthalten?
Zwingend zu regeln sind die Arbeitszeit inklusive Erreichbarkeit, der Arbeitsschutz sowie die technische Ausstattung und deren Nutzung. Darüber hinaus müssen Datenschutzaspekte und die Kostentragung verbindlich festgelegt werden. Die konkrete Ausgestaltung hängt von den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens ab.
Wie können Arbeitszeiten beim mobilen Arbeiten rechtssicher erfasst werden?
Die Erfassung der Arbeitszeit kann durch digitale Zeiterfassungstools erfolgen, die eine manipulationssichere Dokumentation gewährleisten. Wichtig ist dabei die klare Regelung von Start- und Endzeiten sowie Pausenzeiten, wobei die gesetzlichen Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes auch im mobilen Kontext vollständig einzuhalten sind.
Welche Kosten muss der Arbeitgeber bei mobilem Arbeiten übernehmen?
Der Arbeitgeber muss grundsätzlich die notwendige technische Ausstattung sowie deren Wartung und Support bereitstellen. Die Übernahme weiterer Kosten wie Internet oder Strom sollte in der Betriebsvereinbarung eindeutig geregelt werden. Eine pauschale Aufwandsentschädigung kann hier eine praktikable Lösung darstellen.
Wie lässt sich der Datenschutz beim mobilen Arbeiten gewährleisten?
Der Datenschutz erfordert eine Kombination aus technischen Maßnahmen wie VPN-Verbindungen und Verschlüsselung sowie organisatorischen Vorgaben für den Umgang mit sensiblen Daten. Regelmäßige Schulungen der Mitarbeiter und klare Dokumentationspflichten sind dabei unerlässlich.
Können Mitarbeiter einen Anspruch auf mobiles Arbeiten geltend machen?
Ein gesetzlicher Anspruch auf mobiles Arbeiten besteht grundsätzlich nicht. Die Betriebsvereinbarung sollte daher klare Kriterien für die Gewährung mobiler Arbeit definieren und ein transparentes Antragsverfahren vorsehen.
Wie kann die Führung von Teams im mobilen Arbeiten erfolgreich gestaltet werden?
Erfolgreiche Führung im mobilen Kontext basiert auf klaren Zielvereinbarungen und regelmäßiger Kommunikation. Führungskräfte sollten durch spezielle Schulungen auf die besonderen Anforderungen der virtuellen Teamführung vorbereitet werden und neue Instrumente der Mitarbeiterführung entwickeln.
Was passiert bei technischen Störungen im mobilen Arbeiten?
Die Betriebsvereinbarung muss klare Regelungen für den Umgang mit technischen Störungen enthalten. Diese sollten Meldewege, Vertretungsregelungen und die Frage der Arbeitszeit bei technischen Ausfällen umfassen. Ein professioneller IT-Support ist dabei unverzichtbar.
Wie lässt sich die Akzeptanz für mobile Arbeit im Unternehmen steigern?
Die Akzeptanz steigt durch frühzeitige Einbindung aller Beteiligten und transparente Kommunikation über Ziele und Rahmenbedingungen. Ein Pilotprojekt mit anschließender Evaluation kann dabei helfen, Vorbehalte abzubauen und praktische Erfahrungen zu sammeln.
Wie lange dauert die Implementierung einer Betriebsvereinbarung zum mobilen Arbeiten?
Die Implementierung einer Betriebsvereinbarung zum mobilen Arbeiten dauert im Durchschnitt drei bis sechs Monate. Der konkrete Zeitbedarf hängt von der Unternehmensgröße, der Komplexität der Regelungen und der Verhandlungsbereitschaft der Beteiligten ab. Eine sorgfältige Vorbereitung und professionelle Begleitung können den Prozess deutlich beschleunigen.
Autor:

Prof. Dr. Volker Römermann, CSP

Rechtsanwalt Prof. Dr. Volker Römermann, CSP, ist Vorstand der Römermann Rechtsanwälte AG in Hannover, Hamburg, Berlin, Frankfurt, Erfurt und Mannheim und als Experte und Berater bzw. Vertreter in drei Gebieten bekannt: Im Gesellschaftsrecht, im Insolvenzrecht und im Recht der freien Berufe (insbesondere im Berufsrecht der Rechtsanwälte)